Die Prozessqualität drückt sich in der Gesamtheit der Abläufe und Interaktionen aus, die bei MEDICPROOF intern sowie in der Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Auftragnehmern und nicht zuletzt zwischen den Gutachtern und begutachteten Personen stattfinden.
Intern fließen vor allem die definierten Arbeitsabläufe der Auftragserfassung, die Gutachtenverteilung und Terminverfolgung sowie die Korrespondenz mit Versicherungen und Gutachtern in die Prozessqualität ein. Sie findet im Wesentlichen Ausdruck in der Länge der Bearbeitungszeit und der Zufriedenheit von Auftraggebern und -nehmern.
Externe Prozesse, wie zum Beispiel die Erstellung der Gutachten, unterstützt MEDICPROOF mit der Weiterentwicklung der eigenen Bearbeitungssoftware ProofForms. Interaktionen zwischen Gutachtern und Antragstellern sowie deren Angehörigen sind zum einen abhängig von der sozialen Kompetenz und Erfahrung des Gutachters, zum anderen von der Erwartungshaltung der zu Begutachtenden. Diese sozialen Aspekte finden vor allem Ausdruck in schriftlich vorgebrachter Kritik seitens der Begutachteten, zu der es allerdings nur bei etwa jeder tausendsten Begutachtung kommt.
Zu den zentralen Aufgaben von MEDICPROOF gehört es, die freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Fragen der Begutachtung zu qualifizieren und durch regelmäßige Schulungen fortzubilden. Voraussetzung für einen Vertragsabschluss zwischen freiberuflich tätigen Gutachtern und MEDICPROOF ist die Teilnahme an einem Einführungsseminar zur Pflegebegutachtung inklusive eines Grundlagenseminars zur Versorgung mit Pflegehilfsmitteln und wohnumfeldverbessernden Maßnahmen und einer Schulung zur Datenschutz und zur Datensicherheit. Weitere Qualifizierungsmaßnahmen betreffen die Begutachtung von Kindern und die Erstellung von Zweitgutachten.